Ógilding og afturköllun vottunar
Ógilding: Tímabundin ógilding vottunar.
Afturköllun: Varanleg ógilding vottunar.
Upphaf ógildingar- eða afturköllunarferils iCert getur hafist í eftirfarandi tilvikum:
1. Vottuð stjórnunarkerfi hafa stöðugt og með alvarlegum hætti ekki uppfyllt vottunarkröfur, t.d.:
- með því að bregðast ekki nægilega vel við athugasemdum og frávikum í úttektum;
- að stjórnunarkerfi endurspeglar ekki núverandi skipulag og ferla, t.d. vegna skipulagsbreytinga, yfirtöku, samruna o.fl.
- að mikilvægir þættir stjórnunarkerfisins hafi ekki verið innleiddir eða ekki framkvæmdir í samræmi við kröfur.
2. Eftirlitsúttektir og endurvottunarúttektir eru ekki heimilaðar eða ekki framkvæmdar samkvæmt nauðsynlegri tíðni eða úttektaráætlun.
3. Brot á skilmálum vottunarsamnings, t.d.:
- að reikningar hafi ekki verið greiddir;
- vegna rangrar notkunar vottunarmerkis og tilvísunar til vottunar.
4. Vottaður viðskiptavinur óskar eftir tímabundinni ógildingu.
5. Upplýsingar sem berast frá hagsmunaaðilum, s.s. stjórnvöldum, sem gætu haft áhrif á stöðu vottunar, t.d.:
- vísbendingar um að ekki sé farið að reglum / lögbundnum kröfum sem eiga við um vottað stjórnunarkerfi.
- vísbendingar um að stjórnunarkerfi uppfylli ekki kröfur þegar alvarleg atvik eiga sér stað.
iCert tekur ákvörðun um til hvaða aðgerða skal gripið á grundvelli yfirferðar á gögnum máls. Ef ákvörðun er tekin um ógildingu er neðangreindu ferli fylgt:
- Ógilding vottunar er venjulega fyrsta skrefið í afturköllunarferli vottunar ef ástæður ógildingar eru ekki leystar innan tilgreinds frests.
- iCert getur ákveðið að beita afturköllun vottunar sem fyrsta skrefi sé brotið alvarlegt.
- Ef tilefni ógildingar tengist aðeins tilteknum hluta fyrirtækis t.d. tiltekinni framleiðslu, kann iCert að taka tillit til þess og draga því fremur úr gildissviði vottunarinnar.
- iCert kann að tilkynna vottðuðum viðskiptavinum fyrirfram um að ógilding vottunar sé til skoðunar.
Ógilding
Ákvörðun um að ógilda vottun er tilkynnt viðskiptavinum með formlegu bréfi. Í bréfinu kemur m.a. eftirfarandi fram:
- Yfirlýsing um ákvörðun um ógildingu vottunar, þ.m.t. lýsing á aðstæðum, rökum og tilvísun í hlutlægar vísbendingar.
- Leiðbeiningar um hvernig mótmæla megi ákvörðuninni. Venjulega hefur viðskiptavinur 10 daga frest til að koma á framfæri mótmælum.
- Upphafsdagur ógildingar (venjulega frá móttöku bréfsins).
- Skilyrði og frestur til að grípa til nauðsynlegra aðgerða til að afturkalla ógildingu og afleiðinga þess ef ekki er gripið til fullnægjandi aðgerða.
- Eftirfylgnisaðgerðir iCert til að ganga úr skugga um að skilyrðin hafi verið uppfyllt og leiðréttingaraðgerðir hafi verið framkvæmdar.
- Á meðan ógilding vottunar varir er notkun allra auglýsinga sem fela í sér tilvísun í vottun óheimil.
- Yfirlýsing um að bæði viðskiptavinur og iCert upplýsi alla fyrirspyrjendur um að vottun sé ekki í gildi.
Vottun getur ekki verið ógilt tímabundið lengur en í 6 mánuði.
Eftirfylgni
iCert staðfestir að kröfur sem gerðar voru til úrbóta séu uppfylltar og að þeim hafi verið hrint í framkvæmd. Eftir niðurstöðu eftirfylgnisaðgerða mun iCert annað hvort:
- Tilkynna um jákvæða niðurstöðu og afturkalla ógildinguna og lýsa yfir gildri vottun.
- Tilkynna um neikvæða niðurstöðu, þar sem viðskiptavini tókst ekki að bæta úr ástæðum ógildingar. Það leiðir venjulega til varanlegrar afturköllunar vottunar. (Sjá neðar)
Í báðum tilvikum fær viðskiptavinur bréf sem staðfestir niðurstöðu.
Afturköllun
Afturköllun vottorðs vottunar kemur til framkvæmda ef:
- Viðskiptavinurinn uppfyllir ekki skilyrði sem sett voru fyrir því að ógildingu vottunar yrði aflétt.
- Ógilding er ekki talin vera fullnægjandi aðgerð.
Ákvörðun um afturköllun vottunar er tilkynnt formlega til viðskiptavinar, þar sem eftirfarandi er m.a. tilgreint:
- Viðskiptavinur hætti notkun vottunarmerkisins og tilvísunar til vottunar.
- Viðskiptavinur skili vottunarskírteini og afritum þess til iCert.
