Hvernig er undirbúningi fyrirtækja og stofnana fyrir vottun best háttað?
Eftir að fyrirtæki hefur ákveðið stjórnunarkerfi sem það vill innleiða eru ákveðin skref sem er gott að fylgja. Fyrirtæki sem stefna að vottun ættu að hafa eftirfarandi í huga:
-Ganga úr skugga um að vinna hefjist ekki fyrr en rétt viðhorf sé til staðar, sérstaklega stjórnenda.
-Hafa skilning á hugmyndafræði að baki staðlinum og nota staðalinn sem leiðarvísi til að skilgreina stjórnunarkerfið.
-Vita hvaða áhrif og afleiðingar staðallinn hefur fyrir fyrirtækið.
-Nota stjórnunarkerfið sem tæki til umbóta.
-Byggja upp skilning á áhættum og tækifærum sem hafa áhrif á getu fyrirtækisins til ná markmiðum sínum.
-Velja vottunaraðila vandlega.
Hvaða skrefum skal fylgja?
Kaupa staðalinn
Kaupa og lesa staðlinn til að ná utan um þær kröfur sem gilda og ákvarða hvort vottun sé ábatasöm fyrir fyrirtækið.
Skoða bækur og lestrarefni
Það er mikið til af útgefnum upplýsingum til að skilja kröfur staðla og innleiðingu stjórnunarkerfisstaðla. Einnig eru til leiðbeiningar fyrir suma staðla um hvernig á að innleiða kröfur staðla innan fyrirtækja (t.d. ISO 9002 fyrir ISO 9001 og ISO 14004 fyrir ISO 14001). Gott er að taka sér tíma til að skoða hvað er í boði og finna hvað gæti stutt við og stytt innleiðingarferlið.
Setja saman teymi og skilgreina stefnu
Innleiðing stjórnunarkerfis þarf að vera stefnumótandi ákvörðun fyrir allt fyrirtækið. Það er mikilvægt að æðstu stjórnendur taki þátt í ákvörðunar- og þróunarferlinu. Þeir ákveða stefnu fyrirtækisins sem stjórnunarkerfið á að styðja við. Að auki er nauðsynlegt að búa yfir úrræðum til að þróa og innleiða stjórnunarkerfið í starfsemina.
Ákvarða nauðsynlega þjálfun
Meðlimir teymisins sem bera ábyrgð á innleiðingu og viðhaldi stjórnunarkerfisins þurfa að búa yfir yfirgripsmikilli þekkingu á viðeigandi staðli. Fjölmörg námskeið, kynningar og fyrirlestrar eru í boði til að mæta þessum þörfum. iCert vinnur að undirbúningi námskeiða um stjórnunarkerfisstaðla. Hafðu samband við skrifstofu iCert til að fá frekari upplýsingar.
Skoða hvort ráðgjöf sé vænleg til árangurs
Óháðir stjórnunarkerfisráðgjafar veita ráðgjöf um útfærslu og innleiðingu stjórnunarkerfa. Á heimasíðu iCert er að finna ýmsa ráðgjafa sem sérhæfa sig í ráðgjöf við innleiðingu stjórnunarkerfa. Rétt er að benda á að iCert ber enga ábyrgð á ráðgjöf þeirra, hefur ekki skoðun á frammistöðu þeirra og að ráðgjöf við innleiðingu hefur engin áhrif á niðurstöðu mats iCert í úttektum eða ákvörðun um vottun.
Útfærsla skjala stjórnunarkerfisins
Ákveða þarf viðeigandi vettvang fyrir skjöl og skrár stjórnunarkerfisins (t.d. tiltekinn hugbúnað, Sharepoint o.s.frv.). Réttur vettvangur er mikilvægur til að tryggja skilvirka stýringu, samskipti, innleiðingu og miðlun stjórnunarkerfisins. Stjórnunarkerfið á að lýsa stefnu og starfsemi fyrirtækisins. Skjölin eiga að fela í sér viðeigandi ferla og aðrar skjalfestar upplýsingar sem eru nauðsynlegar til að stuðla að því að tilætluðum árangri sé náð og kröfur viðeigandi staðals séu uppfylltar.
Ákvörðun, stjórnun og skráning á framkvæmdinni
Mikilvægt skref í að koma á fót stjórnunarkerfi er að ákvarða nauðsynlega ferla og samspil þeirra í samræmi við stefnu, áætlanir og markmið. Þessar aðferðir eiga að ná til sviða s.s.:
-Framleiðsluferla (vara eða þjónusta)
-Uppfylla þarfir og væntingar viðskiptavina og annarra hagsmunaaðila
-Stjórnunarferla; þ.á m. mælinga, greininga, umbóta og nýsköpunar
Innleiðing stjórnunarkerfisins
Miðlun og þjálfun eru lykillinn að árangursríkri innleiðingu. Á meðan á innleiðingarferlið stendur yfir þarf fyrirtækið oft að tileinka sér ný vinnubrögð og vinna í samræmi við skilgreinda ferla og aðferðir og tengdar kröfur til að skjalfesta og sýna fram á árangur stjórnunarkerfisins.
Íhuga gatagreiningu
Hægt er að framkvæma gatagreiningu á framkvæmd stjórnunarkerfisins með eða án vottunaraðila. Tilgangurinn er að bera kennsl á svið sem eru ekki í samræmi við kröfur eða veikleika og gera fyrirtækjum þannig kleift að leiðrétta þau svið áður en formlegt vottunarferli hefst. Að fá athugasemd eða frávik við innleiðingu eða framkvæmd við tiltekið svið stjórnunarkerfisins þýðir að stjórnunarkerfið er ekki í samræmi við kröfur viðkomandi staðals.
Val á vottunaraðila
Viðskiptasamband þitt við vottunaraðila mun að öllum líkundum vera til margra ára þar sem nauðsynlegt er að viðhalda vottun með eftirlitsúttektum og endurvottunum. Til að hafa skilvirkt stjórnunarkerfi eru stöðugar umbætur lykilatriði. iCert hjálpar fyrirtækjum að ná hámarks árangri úr vottunarferlinu, þar sem styrkleikar eru metnir og tækifæri til umbóta greind.
