Óhæðis- og hlutleysisstefna

Kjarni starfsemi iCert er tryggja óhæði og hlutleysi gagnvart viðskiptavinum sínum. iCert er meðvitað um mikilvægi þess að veita þjónustu án þess að ógn steðji að heilindum félagsins. Það er trú iCert að þessi skuldbinding tryggi skilvirkt vottunarstarf og að viðskiptavinir iCert njóti góðs af enda skili það sér í betri stjórnunarkerfum.

iCert leggur áherslu á að starfsfólk og úttektaraðilar starfi með í víðtæka hagsmuni í huga með því efla vitund þeirra og viðskiptavina iCert á þeim markmiðum sem standa að baki stjórnunarkerfisstöðlum. Þannig er trúverðugleiki úttekta, úttektaraðgerða og ferla tryggður með því að gæta óhæðis og hlutleysis gagnvart viðskiptavinum iCert. Sem fyrirbyggjandi aðgerð er sérstök áhersla lögð á óhæði og hlutleysi í fyrstu úttektum úttektaraðila nýrra starfsmanna iCert eða ytri aðila.

iCert hefur auðkennt, greint, skjalfest og innleitt stýringar á eftirfarandi áhættum á óhæði og hagsmunaárekstrum í vottunarstarfi iCert og öðrum tengslum.

Óhæðisáhættur og hagsmunaárekstrar sem leiða af veitingu vottunar:

Eiginhagsmunir

• iCert: Ferlið við val á úttektaraðilum, úttektum og vottunarákvörðun er framkvæmt á þann hátt að tryggt sé að útgáfa vottunarskírteina byggist á hlutlægum sönnunargögnum um samræmi við viðeigandi kröfur. Vottunarferlar iCert (þ.m.t. innri úttektir og yfirferð stjórnar) eru framkvæmdir undir eftirliti og eru teknir sérstaklega út árlega af faggildingarsviði Einkaleyfastofu. Stjórn iCert, starfsmenn og ytri aðilar iCert gera ekki óæskilegar fjárhagskröfur gagnvart viðskiptavinum, mismuna þeim ekki eða beita öðrum óviðeigandi kröfum gagnvart þeim. Allt er það gert til þess að tryggja trúverðugleika og hlutleysi iCert.
• Úttektaraðilar: iCert tryggir með ítarlegri skoðun á ferilsskrám og núverandi tengslum starfsmanna, og ytri aðila að þeir eigi engra fjárhagslegra hagsmuna að gæta (t.d. hluthafar) gagnvart viðskiptavinum sem þeir taka út. Einnig er öllum úttektaraðilum og nefndarmeðlimum skylt með undirrituðum samningi um trúnað, óhæði og hlutleysi, að tilgreina allar aðstæður sem orsakað gætu hagsmunaárekstra eða ógn við óhæði. Í slíkum tilvikum er tryggt að viðkomandi aðili sé ekki með í úttektarteymi eða ákvörðun um vottun. Verði úttektarmaður eða nefndarmaður uppvís að því að misnota aðstöðu sína er gripið til viðeigandi ráðstafana.

Sjálfsskoðun:

Vottunarkerfi iCert tryggir að ákvarðanir um vottun eru ekki teknar af sama aðila og sá sem átti þátt í úttektum vegna veitingar viðkomandi vottunar. Hið sama á við um ákvarðanir vegna kvartana og mótmæla.

Starfsmönnum iCert er óheimilt að stunda ráðgjafastörf á sviði stjórnunarkerfa sem fela m.a. í sér þátttöku í útfærslu stjórnunarkerfa eða að eiga þátt í ákvarðanatöku og aðstoð við innleiðingu stjórnunarkerfa sem fyrirhugað er að öðlist vottun.

Öllum úttektaraðilum er óheimilt að taka þátt í úttektum á fyrirtækjum sem þeir hafa veitt aðstoð við undirbúning, ráðgjöf, þjálfun, innri úttektir eða eiga fjárhagslegra eða viðskiptalegra hagsmuna að gæta í tvö ár eftir að framangreindu lauk.

Öllum starfsmönnum iCert er óheimilt að framkvæma innri úttektir hjá vottuðum viðskiptavinum iCert. iCert veitir jafnframt ekki vottunarþjónustu til fyrirtækja sem iCert hefur framkvæmt innri úttektir fyrir síðast liðin tvö ár.

Ytri aðilar iCert koma ekki að úttektum, vottunarákvörðunum eða öðru sem tengist viðskiptavinum þeirra eða viðskiptavinum vinnuveitanda þeirra.

Sem óháður vottunaraðili hefur iCert ekki tengsl við neina ráðgjafastofu á sviði stjórnunarkerfa og grípur til tafalausra aðgerða til þess að leiðrétta óæskilegar staðhæfingar ráðgjafa sem halda fram að vottun verði einfaldari, auðveldari, sneggri eða ódýrari ef iCert sé notað til vottunarstarfa. Að sama skapi þá styður iCert ekki á neinn hátt sérstaka ráðgjafa á sviði stjórnunarkerfa og á gefur engan hátt til kynna að vottun verði einfaldari, auðveldari, sneggri eða ódýrari verði tiltekinn ráðgjafi fenginn til ráðgjafar. Ráðgjöfum á sviði stjórnunarkerfa er hins vegar boðið að hafa hlekk á heimasíðu iCert en iCert ber á engan hátt ábyrgð á gæðum þjónustu sem þeir veita né mælir iCert sérstaklega með þjónustu þeirra.

Tengsl og traust:

Ef iCert metur að úttektaraðili á vegum félagsins hafi óviðunandi tengsl, traust eða skort á trausti til viðskiptavina iCert eða hagsmunaaðila tryggir iCert að viðkomandi aðili komi ekki að úttektum á viðkomandi viðskiptavini í heilan vottunarhring. Með því er áhætta lágmörkuð á að tengsl eða traust til viðskiptavinar ógni hlutleysi. Þetta gildir einnig um tengsl við lykilstarfsmenn og virka hluthafa viðskiptavinar.

Ógn:

Ágreining um niðurstöður í úttektum skulu úttektaraðilar iCert tilgreina í úttektarskýrslum og leiðbeina viðskiptavinum um kvörtunar- og mótmælaferli iCert sem ætlað er að leysa úr slíkum ágreiningi.

iCert lætur ekki viðskiptavini sína eða aðra hagsmunaaðila hafa áhrif á niðurstöður sínar af ótta við að þeir muni skipta um vottunaraðila á meðan vottunarstarfi stendur. iCert skuldbindur sig til og er staðfast í að framkvæma vottunarstarfsemi sína án þess að óttast lögsóknir, vera skipt út fyrir annan vottunaraðila o.s.frv. Hins vegar eru viðskiptavinir látnir vita af mótmælaferli iCert ef þeir eru ósáttir við niðurstöður iCert, s.s. úttekta eða vottunarákvörðunar.

Samkeppni:

iCert tryggir að ytri aðilar, s.s. tæknilegir sérfræðingar eða úttektaraðilar, séu valdir eftir vandlega skoðun á mögulegum hagsmunaárekstrum og ógn við óhæði í því skyni að útrýma eða draga úr samkeppnisáhættu milli viðskiptavinar og úttektaraðila iCert.

Óhæði og hagsmunaárekstrar vegna tengsla:

iCert metur hugsanlega hagsmunaárekstra eða ógn við óhæði vegna hvers kyns tengsla sem byggjast á eignarhaldi, stjórnarháttum, stjórnun, starfsfólki, samnýttum auðlindum, fjárhagslegum tengslum, samningum, markaðstengslum og greiðslu þóknunar vegna tilvísunar nýrra viðskiptavina og gæti ógnað óhlutdrægni vottunaraðgerða iCert.

Ef hætta á óhlutdrægni er metin of mikil vegna tengsla eða sambanda, tekur iCert ekki að sér vottunarverkefni fyrir viðkomandi aðila.

iCert vottar ekki stjórnunarkerfi annarra vottunaraðila og á sama hátt eru stjórnunarkerfi iCert ekki vottuð af öðrum vottunaraðilum.

iCert grípur til aðgerða vegna hættu á óhlutdrægni sem stafa af aðgerðum annarra einstaklinga, hagsmunaaðila, fyrirtækja eða stofnana.

Til að stuðla að óhæði og hlutleysi í starfsemi iCert er starfrækt hlutleysisnefnd sem skipuð er óháðum aðilum.