Vottunarferlið

iCert sérhæfir sér í vottunum stjórnunarkerfa. Vottun er lokahnykkurinn í innleiðingu stjórnunarkerfis til þess að fá mat sjálfstæðs, óháðs, utanaðkomandi aðila á skilvirkni kerfisins og að það uppfylli þær kröfur sem til þess eru gerðar. Vottun er einfalt ferli sem fer fram með þeim hætti sem hér að neðan greinir:

0. Valfrjáls gatagreining

Ef stjórnendur fyrirtækis eru ekki vissir um að það sé tilbúið til vottunar er unnt að framkvæma gatagreiningu á grunnkröfum viðkomandi sjórnunarkerfisstaðals. Þetta getur veitt fyrirtækjum vísbendingar um hvort fyrirtækið sé tilbúið til vottunar og að þau svið sem enn eru ókláruð séu auðkennd. Þetta ferli er hægt að framkvæma án aðkomu vottunaraðila. Hægt er að hafa samband við iCert og óska eftir gatagreiningu eða skoða gátlista sem hægt er að nálgast víðsvegar, t.d. á heimasíðu iCert, til að taka stöðuna.

1. Umsókn

Starfsmenn iCert aðstoða fyrirtæki við að ljúka umsóknarferlinu sem hefst með einfaldri umsókn og felur í sér ákvörðun á mikilvægum þáttum fyrir úttekt og vottun. Þetta getur falið í sér mat á umfangi starfseminnar sem þarf á vottun að halda, fjölda starfsmanna, staðsetningar starfseminnar og viðeigandi kröfur stjórnunarkerfisstaðla. iCert framkvæmir svo formlega yfirferð umsóknarinnar í samræmi við þær kröfur sem gerðar eru til vottunaraðila og útfærir kostnaðar- og úttektaráætlun í framhaldinu sem tekur m.a. á lengd úttekta og tíðni þeirra.

2. Tilboðsgerð

iCert gerir tilboð í framkvæmd vottunaraðgerða og miðlar til umsækjanda.

3. Samningur

Sé tilboð samþykkt af viðskiptavini er vottunarsamningur undirritaður sem gildir í einn vottunarhring (3 ár).

4. Úttektaráætlun og úttektarskipulag

iCert miðlar til viðskiptavinar áætlun um úttektir sem framkvæma á yfir samningstímann og skipulagi fyrstu úttektar.

5. Upphafsvottun

Upphafsvottun felur í sér forúttekt og svo vottunarúttekt.

5.1 Forúttekt

Forúttekt er nauðsynleg til að fara yfir undirbúning fyrirtækisins fyrir vottun. Úttektaraðili framkvæmir grófa yfirferð á stjórnunarkerfinu og tengdum skjölum og skrám, metur staðbundnar kröfur um úttektir í framtíðinni og hvort fyrirtækið sé tilbúið til að undirgangast vottunarúttekt. Forúttekt felur einnig í sér mat á hversu vel fyrirtækið þekkir kröfur viðkomandi stjórnunarkerfisstaðals, tryggja innri úttektir og að yfirferðir stjórnar séu nægjanlegar til þess að uppfylla kröfur og meta úthlutun úrræða fyrir vottunarúttekt. Samantekt er útbúin sem skilgreinir svið sem hlíta kröfum og svið þar sem ósamræmis gætir gagnvart kröfum. Nauðsynlegt er að bæta úr ósamræmi ef það er til staðar áður en vottunarúttekt fer fram.

5.2 Vottunarúttekt

Vottunarúttekt er framkvæmd til að meta framkvæmd og skilvirkni stjórnunarkerfisins. Úttektin nær yfir allar kröfur viðkomandi staðals. Ítarleg skýrsla er útbúin sem lýsir öllum sviðum þar sem kröfum er hlítt eða þar sem ósamræmis gætir. Ef ekki er til staðar meiriháttar ósamræmi, mun úttektaraðili mæla með að fyrirtæki verði veitt vottun.

Vottunarnefnd iCert framkvæmir svo formlega yfirferð á úttektarskýrslu, niðurstöðum forúttektar og vottunarúttektar og tekur formlega ákvörðun um vottun. Ef af einhverjum ástæðum er synjað um vottun er ákvörðun þess efnis skrifleg og aðgengileg viðskiptavininum með rökstuðningi. Með því að hafa farið í gegnum forúttekt og vottunarúttekt og lagað mögulegar athugasemdir og frávik sem þar hafa komið fram er hins vegar ólíklegt að niðurstaðan verði synjun. Vottun gildir í þrjú ár frá útgáfudegi.

6. Athugasemdir og frávik

Komi til þess að í úttektum séu gerðar athugasemdir við útfærslu stjórnunarkerfisins eða framkvæmd þess eða frávik greind í framkvæmdinni er nauðsynlegt fyrir viðskiptavin að bregðast við þeim innan þess tíma sem úttektaraðilar tilgreina í samráði við viðskiptavin.

7. Vottun

Að því gefnu að úttekt hafi verið árangursrík og/eða að gerðar hafi verið úrbætur á athugasemdum eða frávikum mælir úttektarteymi með vottun og vottunarnefnd iCert tekur í framhaldinu ákvörðun um vottun.

8. Eftirlitsúttektir

Næstu tvö ár eftir að vottun hefur verið veitt þarf að hafa eftirlit með hvernig framkvæmd stjórnunarkerfisins vindur fram og að því sé viðhaldið til að tryggja samræmi við kröfur viðkomandi staðals og að stuðlað sé að stöðugum umbótum kerfisins. Tíðni eftirlitsúttekta fer eftir mörgum þáttum (svo sem stærðar og umfangi fyrirtækis, fjölda vottaðra staðsetninga o.s.frv.) en er venjulega árleg.

Eftirlitsúttekt er venjulega minni úttekt að umfangi með áherslu á helstu svið staðalsins. Eftir eftirlitsúttekt er skýrsla gefin út sem tilgreinir hvar kerfið hlítir kröfum og hvar gætir ósamræmis og mögulega bent á svið sem mætti bæta. Ef engar alvarlegar athugasemdir eru gerðar í eftirlitsúttekt er vottunarstaða fyrirtækisins óbreytt.

9. Endurvottun

Að þremur árum liðnum frá upphafsvottun er nauðsynlegt að framkvæma endurvottunarúttekt. Endurvottun er sambærileg því ferli sem farið er í gegnum í upphafsvottun og er ætlað að tryggja áframhaldandi samræmi fyrirtækisins við allar kröfur staðalsins.

Ítarleg skýrsla er útbúin sem lýsir öllum sviðum þar sem kröfum er hlítt eða þar sem ósamræmis gætir. Ef engar alvarlegar athugasemdir eru gerðar í endurvottunarúttekt mælir úttektaraðili með að vottunarstaða fyrirtækisins sé óbreytt og endurnýjast til þriggja ára eftir yfirferð vottunarnefndar.

10. Útvíkkun eða minnkun umfangs vottunar

Hvenær sem er getur vottaður viðskiptavinur óskað eftir breytingu á gildissviði vottunar sinnar. Þetta getur gerst af margvíslegum ástæðum, s.s. vegna breytinga á starfsemi fyrirtækis, samruna fyrirtækja eða annars þess háttar.

iCert þarf að fara formlega yfir þær breytingar sem óskað er og ákvarða hvort þær breytingar hafi áhrif á fyrirhugaða úttektartíðni, úttektartíma eða hvort þörf sé á nýrri úttekt.