Fyrirtæki í dag, án tillits til stærðar, standa frammi fyrir vaxandi kröfum um gæði í rekstri, arðsemi og tækniframfarir sem stuðla að sjálfbærri þróun. Hægt er að nýta þessar samfélagslegu kröfur og ná fram samkeppnisforskoti með þróun skilvirks stjórnunarkerfis sem er sniðið að viðskiptatengslum fyrirtækja og nýta það kerfisbundið til að viðhalda og stöðugt bæta árangur fyrirtækja. Með auknum tækniframförum og samfélagsvitund hafa neytendur og samfélagið í heild í auknum mæli gert ríkari kröfur til fyrirtækja um gæði og samfélagslega ábyrgð þeirra. Stjórnvöld og stofnanir hafa einnig brugðist við með strangari og víðtækari laga- og reglusetningu og auknum kröfum um upplýsingagjöf. Nærtækasta dæmið er lagasetning frá því í júní árið 2017 um jafnlaunavottun, sbr. lög nr. 56/2017.
Fyrirtæki sem vilja skara fram úr, vilja gera meira en að uppfylla aðeins lágmarkskröfur. Þannig er áhættustýring að verða kjarninn í viðskipta- og stjórnunarferlum með það að markmiði að standa betur að vígi gagnvart samkeppnisaðilum. Fyrirtæki sem vilja ná samkeppnisforskoti þróa því ferla og árangursviðmið til að mæla og mæta þeim áskorunum sem þau standa frammi fyrir. Besta lausnin til að tryggja árangurinn er að samþætta þessa ferla í stjórnunarkerfi.
Stjórnunarkerfi má nýta sem leið til að stýra breytingum og stöðugum umbótum í stað þess að viðhalda eingöngu núverandi stöðu fyrirtækisins. Helstu stjórnunarkerfisstaðlar leggja áherslu á stöðugar umbætur. Framkvæmd stjórnunarkerfa gefur fyrirtækjum og stofnunum kost á að einbeita sér að því að fínstilla þau atriði sem mestu máli skiptir fyrir þau og hagsmunaaðila þeirra.
Heildræn nálgun á skilvirku stjórnunarkerfi er að samþætta gæði, jafnrétti, samfélagslega ábyrgð, umhverfisvernd, heilsu og öryggismál í einu kerfi, sem stuðlar að því að gera hlutina betur, hagkvæmar og/eða hraðar. Erfitt og flókið getur reynst að ætla sér að innleiða þetta allt í einu vetfangi og getur því verið skynsamlegt að byrja á einu stjórnunarkerfi og byggja svo með tíð og tíma ofan á það.
Hvað er vottun?
Vottun stjórnunarkerfis er jákvæð niðurstaða mats sjálfstæðs og hlutlauss þriðja aðila, t.d. iCert, á hlítni stjórnunarkerfis fyrirtækis eða stofnunar við kröfur viðkomandi stjórnunarkerfisstaðals.
Hvort sem um er að ræða vottun stjórnunarkerfis, vöru eða verkefnis, gefur hún vísbendingar til viðskiptavina og hagsmunaaðila um hlítni við innlendar eða alþjóðlegar kröfur.
Af hverju ættu fyrirtæki og stofnanir að fá stjórnunarkerfi sitt vottað?
Viðskiptaleg sjónarmið eru oft drifkraftur þess að hljóta vottun á stjórnunarkerfi. Stjórnvaldskröfur og kröfur alþjóðasamfélagsins geta verið aðrar ástæður. Þá gera hagsmunaaðilar og viðskiptavinir einnig í auknum mæli kröfur um vottun.
Samt sem áður er raunveruleg og algengasta ástæða vottunar stjórnunarkerfis einfaldlega sú að stjórnendur sjá virðisaukningu í að fá hlutlausa úttekt á stjórnunarkerfum sínum, skjalfestar niðurstöður þeirrar úttektar með ábendingum og athugasemdum með það að markmiði að gera úrbætur og að endingu fá vottun á hlítni stjórnkerfisins við kröfur.
Í dag eru fyrirtæki háð mun meira eftirliti frá hagsmunaaðilum og stofnunum. Kröfur um gagnsæi með tilliti til þeirra fótspora sem fyrirtæki skilja eftir sig í umhverfinu, hvernig þau stjórna rekstri sínum og hvernig þau bæta stöðugt gæði í störfum sínum eru aðeins nokkrar af þeim kröfum sem fyrirtæki standa frammi fyrir gagnvart eftirlitsaðilum og hagsmunaaðilum.
Miðlun upplýsinga um hvernig fyrirtæki og stofnanir stýra áhættu er lykillinn að því að byggja upp traust og trú á fyrirtækjum og stofnunum. Með innleiðingu stjórnunarkerfa og vottunar þess miðla fyrirtæki og stofnanir upplýsingum til eftirlits- og hagsmunaaðila um að þau stuðli að stöðugum umbótum á sviði viðkomandi stjórnkerfisstaðals. Með vottun fá fyrirtæki og stofnanir einnig stöðugt hlutlausar ábendingar um hvað mætti betur fara með það að markmiði að bæta stöðugt stefnu, starfsemi, framkvæmd, vöru og þjónustu fyrirtækisins.
Úttektir og starfsemi iCert miðar m.a. að því að leggja mat á hversu vel fyrirtæki og stofnanir hafa útfært og innleitt kröfur um áhættumiðaða hugsun stjórnunarkerfa, sem iCert hefur einnig útfært í sína starfsemi. Markmið vottunarstarfa iCert er að þau nýtist ekki aðeins sem ytri viðurkenning á stjórnunarkerfinu heldur einnig sem tæki til þess að stuðla að umbótum á stjórnunarkerfi fyrirtækja og stofnana.
