Reglur um vottun

1. Inngangur

Þessar reglur um vottun eru í samræmi við kröfur ISO staðla, IAF leiðbeiningar, faggildingaraðila, viðmið Ferðamálastofu og eigin kröfur iCert. iCert uppfyllir allar verklagsreglur í samræmi við kröfur faggildingaraðila iCert og þá staðla sem iCert vottar og í samræmi við ISO 17021-1:2015 Samræmismat – Kröfur til stofnana sem annast úttektir og vottun stjórnunarkerfa.

iCert vísar til iCert ehf.
Viðskiptavinur vísar til umsækjanda eða vottaðs viðskiptavinar iCert, fyrirtækis eða stofnunar.
Úttektaráætlun er fyrirkomulag úttekta, einnar eða fleiri, sem skipulagðar eru fyrir ákveðinn tímaramma og beint að sérstökum tilgangi.
Ósamræmi vísar til allra dæma þar sem framkvæmd eða sönnunargögn úttekta eru ekki í samræmi við kröfur. Ósamræmi getur verið í formi fráviks eða athugasemdar.
IAF International Accreditation Forum
ISO International Organization for Standardization
Vakinn er gæða og umhverfiskerfi ferðaþjónustunnar. iCert er samstarfsaðili Ferðamálastofu og annast úttektir og vottun á kerfum viðskiptavina sinna á grundvelli almennra og sértækra viðmiða Vakans. Ferðamálastofa er eigandi Vakans.

2. Gildissvið

iCert metur sjálfstætt, gegn kröfum eftirfarandi alþjóðlega og innlendra viðurkenndra stjórnunarkerfisstaðla og sértækra viðmiða, stjórnunarkerfi viðskiptavina, veitir þeim vottun og skráir:

Gæðastjórnunarkerfi – ISO 9000:2015 (QMS)
Jafnlaunakerfi – ÍST 85:2012 (JLK)
Vakinn, gæða- og umhverfiskerfi ferðaþjónustunnar (VAK)

3. Trúnaður

iCert tryggir að trúnaði sé viðhaldið innan vottunarstofunnar varðandi upplýsingar sem aflað er eða eru afhentar í tengslum við vottunarstarfsemi iCert.
Ef skylt er að afhenda upplýsingar til þriðja aðila, annað hvort samkvæmt lögum eða vegna viðhalds vottunar eða faggildingar iCert, er viðskiptavini tilkynnt um þær upplýsingar sem er miðlað eins og heimilt er samkvæmt lögum.

4. iCert

Unnt er að óska afrits af stjórnskipulagi iCert sem sýnir ábyrgð, samskiptaleiðir og uppbyggingu vottunarstofunnar, þar á meðal skjöl sem sýna lagalega stöðu vottunarstofunnar.

5. Almenn skilyrði

Til þess að öðlast og viðhalda vottun iCert skal viðskiptavinur samþykkja og hlíta eftirfarandi reglum:

a. Viðskiptavinur skal tryggja að iCert séu veittar upplýsingar um tengilið sem tilnefndur er af viðskiptavini og hefur heimild til að koma fram fyrir hönd hans. Tilnefndur fulltrúi þarf að viðhalda sambandi við iCert. Allar breytingar á því hver kemur fram f.h. viðskiptavinar þarf að tilkynna formlega til iCert.

b. Viðskiptavinur skal sjá til þess að öll skjöl og skrár sem teljast nauðsynleg sem sýna fram á innleiðingu og rekstur viðeigandi stjórnunarkerfis eða Vakans séu tiltæk til úttektar svo unnt sé að framkvæma mat á hlítni stjórnunarkerfis viðskiptavinar.

c. Ef iCert kemst að þeirri niðurstöðu að vottunarkröfur eða viðmið Vakans, almenn og/eða sértæk, séu ekki uppfylltar tilkynnir iCert viðskiptavini þar um og tilgreinir þau svið sem úrbóta er þörf til að vottun sé fær.

d. Þegar viðskiptavinur getur sýnt fram á að úrbætur hafi verið innleiddar innan þess frests sem tilgreindur er af iCert til að mæta öllum kröfum, endurtekur iCert nauðsynlega hluta úttektar nema unnt sé að sannreyna það án formlegrar úttektar á staðnum. Slíkar úttektir og skoðanir eru ekki innifaldar í kostnaðaráætlun iCert um vottun og bætist aukakostnaður við vegna þeirra.

e. Ef viðskiptavini tekst ekki að gera úrbætur innan þess frests sem tilgreindur er af iCert gæti verið nauðsynlegt fyrir iCert að endurtaka úttektir að fullu. Slíkar úttektir eru ekki innifaldar í kostnaðaráætlun iCert um vottun og bætist aukakostnaður við vegna þeirra.

f. Öll vottunarskírteini sem gefin eru út tengjast aðeins þeim sviðum, deildum, framleiðslu, þjónustu eða öðru sem tekin eru út af iCert og er gildissvið vottunarskráningar viðskiptavinar sérstaklega tekið fram í vottunarskírteini.

g. Gjalddagi reikninga er við móttöku reiknings og eindagi 15 dögum síðar. Vottunarskírteini eru ekki gefin út, vegna upphafs- og/eða endurvottana, nema öll gjöld hafi verið greidd að fullu. Greiðslur sem berast síðar en 90 dögum eftir að reikningur er gefinn út leiðir til þess að útgáfa vottunarskírteinis er styttur í 1 ár (í stað 3ja ára). Að auki getur skráning viðskiptavinar verið tímabundið ógilt eða afturkölluð ef eftirlitsgjöld eru ekki greidd að fullu.

h. Viðhaldsúttektir iCert á stjórnunarkerfi viðskiptavinar eru nauðsynlegar til að unnt sé að staðfesta áframhaldandi vottunarskráningu, í samræmi við úttektaráætlun eins og mælt er fyrir um í samningum milli viðskiptavinar og iCert. iCert hefur heimild til úttekta vegna eftirlitsaðgerða, þegar iCert telur það nauðsynlegt.

i. iCert áskilur sér rétt til að framkvæma heimsóknir eftir þörfum og án sérstakra fyrirvara. Í viðhaldsúttektum Vakans getur viðskiptavinur átt von á slíkri heimsókn.

j. Yfirferð stjórnar og innri úttektir þurfa að vera framkvæmdar af öllum viðskiptavinum sem vottuð eru af iCert a.m.k. einu sinni á ári. Þetta á ekki við um Vakann.

k. Allir viðskiptavinir iCert sem vottaðir eru af iCert og þeir sem hlotið hafa vottun iCert í Vakanum skulu viðhalda skrá yfir allar kvartanir viðskiptavina og hagsmunaaðila, sem tengjast þeirri starfsemi sem fellur undir gildissvið vottunarinnar og gera aðgengilega fyrir iCert.

l. Viðskiptavinir skulu aðeins að nota merki iCert og merki um vottun í samræmi við reglur um notkun merkis iCert.

m. iCert ber fulla og ótakmarkaða ábyrgð á ákvörðunum um veitingu eða höfnun vottunar, viðhaldi hennar eða breytingu á gildissviði, ógildingu eða afturköllunar vottunar viðskiptavina.

n. Sé vottunarskírteini ekki skilað að beiðni iCert innan 1 mánaðar, að undangenginni beiðni þar um, áskilur iCert sér allan rétt í þeim efnum, þ.m.t. að leita úrlausna dómsstóla á grundvelli óleyfilegrar notkunar vottunar- og viðurkenningarmerkja og villandi framsetningar á vottunarstöðu viðskiptavinar.

o. Viðskiptavinir iCert skulu að beiðni faggildingaraðila eða Ferðamálastofu, í vottunum jafnlaunakerfa og gæðastjórnunarkerfa eða Vakans, samþykkja viðveru þeirra í úttektum sem framkvæmdar eru af iCert. Viðvera faggildingaraðila og Ferðamálastofu er aðeins til að taka út vottunarkerfi og framkvæmd úttektarteymis iCert í úttektum. Viðvera faggildingaraðila og Ferðamálastofu hefur á engan hátt áhrif á vottunarákvörðun iCert eða framkvæmd úttekta.

6. Umsókn um vottun

Við móttöku formlegrar umsóknar, sendir iCert viðskiptavini upplýsingar um aðgang að lokuðu svæði viðskiptavinar á innri vef iCert. Á hinu lokaða svæði er að finna drög að samningi sem lýsir umfangi úttektar, vottunar og kostnaðaráætlun. Tími og kostnaður við upphafsvottun kann að taka breytingum en byggist á niðurstöðum úttektaraðila, leiðbeininga og viðmiða IAF.
Þegar samningur hefur verið undirritaður af viðskiptavini og móttekinn af iCert ásamt öllum nauðsynlegum greiðslum og viðeigandi skjölum, er verkefni úthlutað til úttektarstjóra/-aðila, sem ber ábyrgð á því að úttekt og mat sé framkvæmt í samræmi við verklagsreglur og vottunarferla iCert.

7. Höfnun umsóknar

iCert samþykkir ekki umsóknir um vottun viðskiptavina sem uppfylla ekki kröfur sem iCert gerir til óhæðis og hlutleysis eins og tilgreint er í óhæðis- og hlutleysisstefnu iCert.

8. Upphafsúttekt

Úttektir byggjast á úrtaksaðferðum og því er ekki hægt að veita 100% tryggingu af niðurstöðum úttekta á að stjórnunarkerfi séu í samræmi við allar tilgreindar kröfur sem gerðar eru til viðkomandi stjórnunarkerfis.
Upphafsúttekt stjórnunarkerfis viðskiptavina fer fram í tveimur skrefum:
Forúttekt: Úttekt sem er til þess gerð að ákvarða hvort viðskiptavinur sé tilbúinn að uppfylla viðmið tilgreindra staðla. Þetta felur í sér heildaryfirferð á skjalfestingu stjórnunarkerfis viðskiptavinar. Samantekt er útbúin þar sem tilgreint er hvaða svið þarfnast úrbóta fyrir vottunarúttekt.
Skjalayfirferð: Í Vakanum er notast við orðið skjalayfirferð en með því er átt við það sama og felst í forúttekt. Með því er átt að úttektaraðili á vegum iCert fer yfir hvort kerfi viðskiptavinar uppfylli almenn viðmið Vakans m.t.t. skjalfestingar hans á þeim kröfum sem tilgreindar eru þar.
Vottunarúttekt: Úttekt sem er gerð til að tryggja að starfsemi viðskiptavinar sé í samræmi við skjalfest stjórnunarkerfi og einnig gagnvart stöðlum og öðrum kröfum. Skýrsla er útbúin þar sem tilgreind eru svið sem þarfnast úrbóta fyrir útgáfu vottunarskírteinis eða tækifæra til umbóta.
Virkniúttekt/vettvangsheimsókn: Í Vakanum er notast við orðið vettvangsheimsókn eða virkniúttekt en með því er átt við það sama og felst í vottunarúttekt. Í því felst að úttektaraðili á vegum iCert heimsækir viðskiptavin og tekur út hvort framkvæmd viðskiptavinar sé í samræmi við almenn og hin sértæku viðmið Vakans, sem um starfsemi viðskiptavinar gilda.

9. Vottun

Þegar ítarleg yfirferð á úttektarskýrslu hefur verið framkvæmd og vottunarnefnd iCert hefur staðfest að viðskiptavinur uppfylli kröfur viðkomandi stjórnunarkerfisstaðals er viðskiptavini tilkynnt þar um og vottunarskírteini gefið út. Vottunarskírteini er eign iCert. Vottunartímabilið er þrjú ár frá lokum vottunarúttektar eða þremur árum frá því fyrra vottorð rann út, þegar um er að ræða endurvottun.
Í Vakanum tekur vottunarnefnd iCert ákvörðun um vottun að lokinni skjalaskoðun og afhendir viðskiptavini í kjölfarið vottunarskírteini, ef hann uppfyllir þær kröfur sem gerðar eru í almennum viðmiðum Vakans. Í tilviki hótela, þriggja til fimm stjörnu, er vottun hins vegar ekki veitt fyrr en að lokinni virkniúttekt/vettvangsheimsókn.

10. Eftirlitsúttektir

iCert framkvæmir viðhaldsúttekt a.m.k. árlega. Fyrsta viðhaldsúttekt eftir upphafsvottun skal fara fram eigi síðar en 12 mánuðum eftir hana. Viðhaldsúttektir taka til þeirra þátta stjórnunarkerfis og gæða- og umhverfiskerfis Vakans sem úttektaraðili metur nauðsynlega. Skýrsla er útbúin þar sem tilgreind eru svið sem þarfnast úrbóta eða tækifæra til umbóta. Uppfylli stjórnunarkerfið eða gæða- og umhverfiskerfi Vakans ekki kröfur í viðhaldsúttektum og viðskiptavinur framkvæmir ekki umbeðnar úrbætur kann vottun viðskiptavinar að vera tímabundið ógilt eða afturkölluð.

11. Endurvottun

Stjórnunarkerfi sem og kerfi Vakans sem rekin eru af viðskiptavinum skulu endurvottuð í lok hvers þriggja ára vottunarhrings. Endurvottunar er skal óskast áður en gildistími núverandi vottunarskírteinis viðskiptavinar rennur út, í samræmi við kröfur sem gerðar eru til iCert af faggildingaraðilum. Þremur mánuðum áður en kemur að endurvottunarúttekt skal ný úttektaráætlun og samningur útbúinn sem nær til næsta þriggja ára vottunarhrings.
Ef ekki er lögð fram umsókn eða beiðni um endurvottun fyrir lok gildistíma núverandi vottunaskírteinis leiðir það til þess að vottun viðskiptavinar telst hafa runnið út og því er ekki hægt að sýna fram á samfellu í vottun á síðari vottunaskírteinum. Ef ákvörðun um vottun iCert er tekin eftir lok gildistíma gildandi vottunarskírteinis leiðir það til að upphaflegur skráningardagur vottunar kemur ekki fram á nýju vottunarskírteini. Á endurútgefnu vottunarskírteinið er birt vottunardagsetning í samræmi við dagsetningu ákvörðunar og gildir í 3 ár.

12. Breytingar á gildissviði vottunar

Ef viðskiptavinur óskar að gildissvið vottunarskráningar, eins og fram kemur á vottunarskírteini, nái til nýrra vara/þjónustu/ferla/staðsetningar, þarf að senda beiðni til iCert sem tilgreinir umbeðnar breytingar. Þetta gerir iCert kleift að ákvarða hvort þörf sé á frekari úttektartíma eða kostnaði til að ná til þeirra breytinga sem óskað er eftir. Fylgja skal umsóknarferlinu sem sýnt er hér að framan (6. kafli) og úttekt gerð á viðeigandi vörum/þjónustu/vinnsluferlum/stöðum þar sem vottunar er óskað. Viðbótarkostnaður eða viðbótarúttektartími byggist á eðli og útfærslu á breytingu gildissviðs vottunar viðskiptavinar. Við móttöku endurskoðaðs vottunarskírteinis skal upprunalega vottunarskírteininu, sem gefið var út til viðskiptavinar, skilað til iCert innan 1 mánaðar.
Ef viðskiptavinur óskar takmörkunar á gildissviði skráningar eins og tilgreint er á skírteini, skal iCert tilkynnt án tafar um breytingar á skipulagi/framleiðslu/þjónustu. Þessar breytingar geta falið í sér lokun sviða eða að framleiðslu vöru sé hætt sem áður féllu undir upphaflegt gildissvið vottunar viðskiptavinar. Við yfirferð og staðfestingu uppfærðra upplýsinga tilkynnir iCert viðskiptavini ef þörf er á frekari úttektum og/eða breytingu á orðalagi vottunarskírteinis. Viðbótarkostnaður eða viðbótartími byggist á eðli og útfærslu á breytingu á gildissviði vottunar viðskiptavinar, ef þörf krefur, eða umsýslu vegna endurútgáfu vottunarskírteinis. Við móttöku endurskoðaðs vottunarskírteinis skal upprunalega vottunarskírteininu, sem gefið er út til viðskiptavinar, skilað til iCert innan 1 mánaðar.

13. Breytingar

Viðskiptavinur skal þegar í stað upplýsa iCert skriflega um eftirfarandi breytingar sem eru fyrirhugaðar og kunna að hafa áhrif á vottun hans:

Breytingar á laga- og reglubundnum kröfum, viðskiptalegar breytingar, skipulagsbreytingar eða breyting á eignarhaldi
Stjórnskipulag og stjórn (t.d. lykilstjórnendur, starfsmenn sem bera ábyrgð og hafa heimild til ákvarðanatöku)
Tengiliður og staðsetningar
Gildissvið starfseminnar samkvæmt vottunarskírteini
Meiriháttar breytingar á stjórnunarkerfi og ferlum

Við móttöku skriflegra upplýsinga um fyrirhugaðar breytingar, tekur iCert ákvörðun um hvort breytingarnar krefjast viðbótar kostnaðar eða viðbótar úttektartíma sem byggist á eðli og útfærslu breytinga á vottun viðskiptavinar.
Sé iCert ekki tilkynnt um framangreindar breytingar getur vottun viðskiptavinar verið ógilt tímabundið eða afturkölluð.

14. Útgáfa vottunar

Vottuðum viðskiptavinum er heimilt að vísa til þess að stjórnunarkerfi þeirra hafi verið vottað.
Vottaðir viðskiptavinir mega nota viðeigandi vottunarmerki á hvers konar efni s.s. kynningarefni sem varðar umfang vottunar sinnar, eins og fram kemur á vottunarskírteini.
Aðeins er heimilt að nota merki iCert og vottunarmerki iCert í samræmi við reglur iCert um notkun merkis iCert.
Vottuðum viðskiptavinum er óheimilt að nota vottunarmerki á vörur sínar, á umbúðir þeirra eða birta villandi staðhæfingar í útgáfum og auglýsingum um að vara eða þjónusta hafi verið vottuð þegar það á ekki við rök að styðjast
Faggilt vottun felur ekki í sér að viðskiptavinur framleiði betri vöru, veiti betri þjónustu, að varan sjálf eða þjónustan hafi verið vottuð með því að uppfylla kröfur viðkomandi stjórnunarkerfisstaðals.

15. Misnotkun vottunar

iCert grípur til viðeigandi ráðstafana til að takast á við rangar tilvísanir um vottun eða villandi notkun vottunar eða notkunar merkja/skráningarmerkja sem birtast í ritum s.s. auglýsingum, vörulistum eða vefsíðum.
Þessar aðgerðir geta falið í sér tímabundna ógildingu eða afturköllun vottunar, birtingu á brotum og/eða öðrum aðgerðum. Kostnaður sem tengist leiðréttingu á misnotkun merkja eða / vottunarmerkja skal greiddur af viðskiptavini sem braut reglur um notkun merkis iCert, þ.m.t. allur kostnaður í tengslum við þau úrræði sem iCert grípur til.

16. Ógilding vottunar

Vottun viðskiptavinar getur verið tímabundið ógilt í þeim tilvikum þar sem vísbendingar eru um eitt eða fleiri eftirfarandi atriða hafa átt sér stað:

Misbrestur viðskiptavinar á að innleiða í starfsemi sína skjalfesta stjórnunarkerfið.
Misbrestur viðskiptavinar á að heimila úttekt áður en gildandi vottunarskírteini rennur út.
Ef viðskiptavinur heimilar ekki viðhaldsheimsóknir innan þeirra tímamarka sem iCert tilgreinir í úttektaráætlun.
Fölsun og/eða tilbúningur viðskiptavinar á skrám um framkvæmd stjórnunarkerfisins.
Misbrestur viðskiptavinar á að bregðast við athugasemdum eða frávikum.
Viðskiptavinur greiðir ekki vottunargjöld vegna vottunarstarfsemi iCert.
Misbrestur viðskiptavinar á að takast á við kvartanir á viðeigandi hátt.
Beiðni viðskiptavinar um ógildingu vottunar.
Öll önnur brot gegn reglum þessum um vottun iCert.

iCert staðfestir skriflega til viðskiptavinar og leiðbeinir um ástæður ógildingar, tímabil ógildingar og skilyrðin fyrir því að afturkalla ógildingu vottunar.
Við móttöku tilkynningar um ógildingu skal viðskiptavinur tafarlaust hætta að auglýsa að hann sé vottaður af iCert og nota merki Vakans eftir því sem við á.
Við lok tímabils ógildingar skal fara fram skoðun til að ákvarða hvort skilyrði, sem krafist var fyrir afturköllun ógildingar vottunar, hafi verið uppfyllt eða ekki. Ef skilyrðin eru uppfyllt er ógildingu aflétt og vottun aftur komið á. Ef skilyrðin eru ekki uppfyllt kann vottun að vera formlega afturkölluð.
Kostnaður vegna aðgerða iCert í tengslum við ógildingu og endurútgáfu vottunar greiðist af viðskiptavini og er ekki innifalinn í samningi um vottun.

17. Afturköllun vottorðs

Ákvörðun um afturköllun vottunar viðskiptavinar er aðeins gerð ef ekki er unnt að leysa úr þeim atriðum sem hafa leitt til ógildingar innan tímabils sem iCert tilgreindi við ógildingu og aðeins ef ekki er hægt að leysa með því að draga úr gildissviði vottunar viðskiptavinar.
iCert staðfestir skriflega afturköllun vottunar til viðskiptavinar og leiðbeinir um ástæður fyrir afturköllun vottunar.
Viðskiptavinur hefur rétt til að mótmæla/andmæla ákvörðun um afturköllun vottunar innan 7 daga frá því að tilkynning um afturköllun vottunar berst.
Við afturköllun vottunar er vottun viðskiptavinar ekki lengur gild og skal viðskiptavinur hætta að kynna eða birta auglýsingar sem innihelda tilvísanir í vottun iCert og nota merki Vakans eftir því sem við á. Viðskiptavinur skal einnig skila vottunarskírteini til iCert innan 1 mánaðar. Við afturköllun vottunar eru úttektargjöld ekki endurgreidd.
Við endurheimt vottunar sem hefur verið afturkölluð krefst þess að heildar endurvottunarúttekt sé framkvæmd á viðkomandi stjórnunarkerfi.

18. Uppsögn vottunar

Vottun er afskráð ef viðskiptavinur óskar skriflega eftir því við iCert að vottun verði ekki endurnýjuð eða viðskiptavinur bjóði ekki lengur vöru, vinnsluferla eða þjónustu sem hefur verið vottuð eða ef viðskiptavinur hefur hætt starfsemi.
Við uppsögn vottunar er vottun ekki lengur gild og viðskiptavinur skal hætta allri kynningarstarfsemi eða auglýsingum sem vísa í vottunarstöðu hans. Viðskiptavinur skal einnig skila vottunarskírteini til iCert innan 1 mánaða. Við uppsögn eru úttektargjöld ekki endurgreidd og getur iCert innheimt öll umsamin gjöld vegna eftirstöðva 3 ára vottunarsamningsins.
Endurheimt vottunar sem hefur verið sagt upp krefst vottunarúttekta sem fela í sér upphafsvottunarúttektir.

19. Endurheimt vottunar

Endurheimt á vottun sem hefur verið sagt upp krefst þess að upphafsvottunaraðgerðir séu framkvæmdar af iCert.

20. Gjöld

Gjalddagi reikninga vegna vottunaraðgerða iCert er við viðtöku reiknings og er eindagi 15 dögum síðar. Vottunarskírteini eru ekki gefin út nema öll gjöld hafi verið greidd að fullu.
Gjöld sem greidd eru meira en 45 dögum eftir útgáfu reiknings hefur í för með sér að vottunartímabil er skert til 1 árs.
Gjöld vegna vottunaraðgerða eru tilgreind í drögum iCert að samningi um vottunarhring. Þegar samningur hefur verið undirritaður og afhentur iCert, er viðskiptavinur skuldbundinn til að greiða umsýslukostnað og úttektarkostnað vegna upphafsvottunar, óháð því hvort viðskiptavinur hljóti vottun eða ekki, þar sem kostnaður getur þegar hafa fallið til.
Nýr samningur skal gerð þremur mánuðum fyrir lok þriggja ára vottunarhrings. Þegar samningurinn hefur verið undirritaður og afhentur iCert er viðskiptavinur skuldbundinn til að greiða fyrstu árgjöld næsta þriggja ára vottunarhring og úttektargjöld endurvottunar, óháð því hvort viðskiptavinur hljóti vottun, þar sem kostnaður getur þegar hafa fallið til.
Kostnaður vottunarþjónustu er byggður á gjaldskrá iCert sem viðskiptavini er afhent samhliða drögum að samningi um vottun. iCert áskilur sér rétt til að endurskoða kostnaðaráætlun ef úttektaraðgerðir eða vottunaraðgerðir fela í sér meiri vinnu yfir vottunartímabilið.
Viðbótargjöld skulu greidd fyrir þjónustu sem ekki er innifalin í samningi og fyrir sérstakar úttektir sem nauðsynlegar eru vegna ósamræmis sem borið er kennsl á í úttektum. Þetta felur í sér kostnað sem stafar af:

endurtekningum á hluta af úttekta, vegna þess að upphaflegar vottunarkröfur voru ekki uppfylltar;
viðbótarvinnu vegna ógildingar, afturköllunar eða endurheimt vottunar;
endurvottun, vegna breytinga á stjórnunarkerfi;
kostnaði sem tengist stuttum fyrirvara afbókana eða frestunar staðfestrar úttekta (innan 20 daga).

Ferðakostnaður og dagpeningar sem tengjast úttektar- og/eða vottunaraðgerðum teljast ekki til kostnaðaráætlunar nema það sé sérstaklega tilgreint, greiðast á tímagjaldi og kostnaðarverði og innheimtist sérstaklega.

21. Mótmæli og deilur

Viðskiptavinir hafa rétt til að mótmæla öllum vottunarákvörðunum iCert t.d. ákvörðun um afturköllun vottunar eða höfnun á veitingu upphafs- eða endurvottunar. Viðskiptavinir hafa einnig rétt til að mótmæla niðurstöðum úttektarteymis í úttektum.
Ef viðskiptavinur samþykkir ekki vottunarákvörðun iCert eða niðurstöður úttektarteymis, vísast þá til upplýsinga um framkvæmd mótmæla og kvartana í úttektarskýrslu.
Skrifleg tilkynning um mótmæli skal gerð og móttekin af iCert innan sjö daga frá vottunarákvörðun eða útgáfu úttektarskýrslu.
iCert sendir mótmælaeyðublað til viðskiptavinar sem skal skilað til iCert ásamt fylgiskjölum til umfjöllunar í mótmæla- og kvartananefnd innan 14 daga frá móttöku. Einnig má koma mótmælum á framfæri af heimasíðu iCert.
Öll mótmæli skulu send til framkvæmdastjóra iCert til skoðunar og til að kanna tilefni eða ástæður mótmæla. Ef framkvæmdastjóri hafnar mótmælum eru þau send til mótmæla- og kvartananefndar sem skipuð er óháðum meðlimum og fer yfir mótmælin. Viðskiptavinur er upplýstur um nöfn nefndarmanna sem skoða mótmælin og hefur viðskiptavinur rétt til að mótmæla tilteknum nefndarmeðlimum með formlegri skriflegri tilkynningu þess efnis. Mótmæli eru skoðuð og yfirfarin af formanni nefndarinnar og kynnt nefndarmeðlimum. Niðurstaða yfirferðar og skoðunar mótmæla eru tilkynnt viðskiptavini innan 5 daga frá því niðurstaða liggur fyrir.
Ákvörðun nefndarinnar er endanleg og bindandi fyrir bæði viðskiptavin og iCert og er ekki hægt að gera kröfu frá hvorum aðila um sig til að breyta eða bæta við ákvörðun nefndarinnar nema augljós mistök hafi átt sér stað s.s. prentvillur og rangar tilvísanir.
Á mótmælum sem hefur verið hafnað fer fram skoðun á nauðsynlegum ráðstöfunum til að leiðrétta og/eða gera úrbætur og innleiða þær ráðstafanir og skilvirkni þeirra metnar. Í tilvikum þar sem mótmæli eru staðfest og vottunarskírteini gefið út, eða endurheimt, er ekki hægt að gera kröfu á iCert um endurgreiðslu kostnaðar eða annars taps sem leiddi af ákvörðun sem mótmælt er.
Viðskiptavinum er undir engum kringumstæðum mismunað vegna mótmæla þeirra.

22. Kvartanir

Ef viðskiptavinir hafa einhverjar ástæður til að kvarta yfir framkvæmd iCert, starfsmanna eða ytri aðila á vegum iCert skal formleg kvörtun gerð skriflega, studd upplýsingum og/eða fylgiskjölum og beint til framkvæmdastjóra iCert. Ef kvörtunin snýr að framkvæmdastjóra skal kvörtunin send til vottunarstjóra iCert. Hið sama gildir um kvartanir til iCert sem snúa að framkvæmd vottaðra viðskiptavina á vottuðum stjórnunarkerfum þeirra. Slíkum kvörtunum skal beint til vottunarstjóra.
Allar kvartanir þurfa að vera skriflegar, þar með talin fylgiskjöl. Ef kvörtun er ekki skráð getur málið ekki farið lengra.
Allar kvartanir, sem uppfylla framangreindar kröfur, eru skoðaðar og gripið er til nauðsynlegra ráðstafana til að leiðrétta og koma í veg fyrir ósamræmi í þjónustu iCert. Skilvirkni þeirra aðgerða eru metnar í samræmi við verklagsreglur iCert þar um. Skoðun á kvörtunum sem beinast að vottuðum viðskiptavinum fela í samskipti við hann um aðgerðir til þess að leiðrétta og koma í veg fyrir ósamræmi sem greint er.

23. Skrá yfir vottaða viðskiptavini

iCert viðheldur skrá yfir alla vottaða viðskiptavini sem iCert hefur veitt vottun á stjórnunarkerfi(um) þeirra og birtir á heimasíðu sinni lista yfir þá viðskiptavini, nema hann óski þess sérstaklega að hann sé ekki á þeim lista.

24. Ábyrgð

Viðskiptavinir skulu ekki tengja iCert eða tengd félög við málaferli sem þeir reka eða eru tengdir við vegna vöru sem þeir framleiða eða selja, þjónustu sem þeir veita er eða annað sem tengist starfsemi viðskiptavinar. iCert er ekki ábyrgt gagnvart viðskiptavinum vegna löggjafar eða reglna og breytinga á þeim og vanefnda viðskiptavina á að hlíta þeim kröfum, þar með talið allar breytingar sem gerðar eru eftir úttekt eða vottun sem leitt hafa til lagalegra aðgerða gegn eða fjárhagslegs taps viðskiptavinar.
Kröfur gagnvart iCert geta aldrei numið hærri fjárhæð en þeirri fjárhæð sem greidd hefur verið iCert vegna veittrar þjónustu iCert hverju sinni. iCert ber ekki ábyrgð á tapi, afleiddu tapi eða tjóni sem viðskiptavinur hefur orðið fyrir.

25. Bætur

Viðskiptavinir skulu greiða iCert bætur vegna taps eða tjóns sem stafar af athöfnum, athafnaleysi eða vanrækslu viðskiptavinar gagnvart starfsfólki og ytri aðilum iCert, meðan þeir starfa á starfsstöðvum viðskiptavinar, eða vegna misnotkunar viðskiptavinar á merkjum og vottunarmerki iCert, sbr. reglur um notkun merkis iCert.

26. Gildandi lög

Um reglur þessar gilda íslensk lög og framkvæmd þeirra er á Íslandi. Viðskiptavinir samþykkir að lögsaga til úrlausnar ágreinings fari fram fyrir íslenskum dómstólum.
Viðskiptavinum er skylt að upplýsa iCert um öll brot á lagalegum eða reglubundnum kröfum og öllum málshöfðunum gegn viðskiptavini sem tengist vottaðri starfsemi hans.
Viðskiptavinum er skylt að upplýsa iCert um allar meiriháttar áhættur gagnvart vottun hans.
Viðskiptavinum ber að tilkynna iCert um leið og það verður meðvitað um brot eða bíður réttarhalda vegna brota á lögum eða reglum og kunna að eiga við um vottað stjórnunarkerfi. iCert fer yfir upplýsingar um brot sem upplýst hefur verið um sem gæti leitt til viðbótarúttekta, á ábyrgð og kostnað viðskiptavinar, til að tryggja að farið sé að tilgreindum kröfum vottunar. iCert áskilur sér rétt til að ógilda eða afturkalla vottunarskírteini tilkynni viðskiptavinur ekki iCert um brot í samræmi við framangreint eða heimili ekki úttekt.
iCert áskilur sér rétt til að breyta þessum reglum um vottun hvenær sem er.