Vakinn gæða- og umhverfisvottun ferðaþjónustunnar

Markmið Vakans er að efla gæða-, öryggis- og umhverfisvitund í ferðaþjónustu, ásamt því að stuðla að samfélagslegri ábyrgð innan greinarinnar.

“Markmið Vakans er að auka fagmennsku og efla gæði, öryggi og umhverfisvitund í íslenskri ferðaþjónustu”

Gæða- og umhverfiskerfi Vakans er nýjung hér á landi en ekki hefur áður verið til kerfi sem tekur á jafn mörgum þáttum innan ferðaþjónustu og gert er í Vakanum. Áður en Vakinn kom til sögunnar höfðu aðilar í ferðaþjónustu á Íslandi rætt sín á milli í mörg ár um nauðsyn samræmds gæðakerfis sem myndi henta fyrir allar greinar í ferðaþjónustu á Íslandi.
Kerfið skiptist í tvo flokka:

1. Gisting – Byggir á almennum viðmiðum fyrir gistingu auk sértækra viðmiða fyrir sex mismunandi gistiflokka. Hótelgisting er flokkuð í þrjár til fimm stjörnur en önnur gisting er ekki stjörnuflokkuð. Önnur gistiþjónusta hlýtur vottun ef viðmið Vakans eru uppfyllt.
2. Ferðaþjónusta önnur en gisting – Flokkunin byggir á tvenns konar viðmiðum líkt og gisting, annars vegar almennum viðmiðum og hinsvegar sértækum viðmiðum eftir því hvers konar þjónustu er boðið upp á. Stjörnuflokkun á ekki fyrir aðra ferðaþjónustu en gistingu, við ef viðmið Vakans eru uppfyllt hljóta fyrirtæki vottun.

Líkt og gæðakerfi Vakans er umhverfiskerfi Vakans byggt á sambærilegu kerfi hjá Qualmark á Nýja Sjálandi. Fáum dylst sú staðreynd að meginaðdráttarafl Íslands er hin stórfenglega náttúra. Náttúra Íslands er ein af auðlindum þjóðarinnar sem þarf að varðveita og skila áfram ósködduðu til komandi kynslóða. Því er mikilvægt að tengja saman umhverfis- og gæðamál, líkt og gert er í Vakanum. Eitt af markmiðum, stjórnvalda, Vakans og samtaka ferðaþjónustunnar er að fá sem flesta ferðaþjónustuaðila til að sýna samfélagslega ábyrgð í verki, taka þátt í umhverfisstarfi og hljóta viðurkenningu fyrir.

Umhverfishluti Vakans er nú orðin hluti af almennu viðmiðum Vakans og því er veitt bronsmerki Vakans fyrir umhverfishluta að uppfylltum almennu viðmiðunum.

Allar nánari upplýsingar um Vakann, t.d. leiðbeiningar um útfærslu, má finna á heimasíðu Vakans.

Mikilvægt er að hafa í huga að náttúra og orðspor landsins eru það mikilvægasta sem við eigum. Ferðamenn leita frekar til fyrirtækja sem sýna ábyrgð og leggja sitt af mörkum til umhverfis- og samfélagsmál þar sem gæða-, umhverfis- og öryggismál eru þannig lykilþættir í framtíð íslenskrar ferðaþjónustu. Vakinn er öflugt verkfæri til að auka fagmennsku og gæði í ferðaþjónustu og á sama tíma er merki Vakans er gæðastimpill sem nýtist sem markaðstæki fyrir öll fyrirtæki sem taka þátt. Fyrirtæki og einstaklingar leita þannig í auknum mæli eftir staðfestingu á gæðum en vottun á Vakanum er gæðastimpill. Engin krafa er hins vegar gerð um að fá gæða- og umhverfiskerfi Vakans tekið út og vottað en með því að innleiða Vakann í starfsemi ferðaþjónustufyrirtækja fá fyrirtæki.

• Gæða- og umhverfisviðmið fyrir starfsemina sem hafa verið tekin til skoðunar og samþykkt af sérfræðingum á hverju sviði, byggt á reynslu.
• Leiðir fyrir fyrirtæki að sinna gæða- og umhverfismálum af fagmennsku og heiðarleika.
• Aðferðir til að stuðla að betri rekstri og aukinnar fagmennsku.
• Tæki til þess að auka líkur á að uppfylla væntingar viðskiptavina.
• Stuðla að samfélagslegri ábyrgð.

Með því að fá gæða- og umhverfiskerfi Vakans tekið út og vottað fæst jafnframt aukinn ávinningur á að

• fá markvissa úttekt sérfræðinga sem byggð er á viðurkenndum gæða- og umhverfisviðmiðum;
• fá staðfestingu á því að fyrirtækið sinni gæða- og umhverfismálum af fagmennsku og heiðarleika;
• fá markaðslegan ávinning og samkeppnisforskot með vottun óháðs aðila á framkvæmd;
• ábendingar um tækifæri til úrbóta sem stuðla að betri rekstri og aukinnar fagmennsku;
• auka líkur á að uppfylla væntingar viðskiptavina stöðugt;
• stuðla að stöðugum umbótum í rekstri fyrirtækisins.

iCert er samstarfsaðili Ferðamálastofu um úttektir og vottun á Vakanum, gæða- og umhverfiskerfi ferðaþjónustunnar. iCert er vottunarstofa sem starfar í samræmi við alþjóðlegar kröfur sem gerðar eru til vottunarstofa en iCert byggir á yfir 25 ára reynslu af úttektum og vottunum. Markmið með samstarfinu er að tryggja óháð mat á innleiðingu og virkni kerfanna. iCert býður þátttakendum Vakans upp á bæði skjalayfirferð og virkniúttekt. Úttektir eru gerðar í samræmi við þær kröfur sem gerðar eru í samningi milli Ferðamálastofu og iCert og byggja á að úttektir og vottunarframkvæmd sé í samræmi við kröfur ÍST EN ISO 17021-1:2015 og úttektir skv. ÍST EN ISO 19011:2018.

iCert og samstarfsaðilar iCert hafa mikinn metnað fyrir Vakanum og ferðaþjónustunni og að hún innleiði í rekstur sinn hugmyndafræði stjórnunarkerfa, sem er að stuðla að stöðugum umbótum, og geri þannig ferðaþjónustu hér á landi framúrskarandi á heimsvísu. iCert leggur ríka áherslu á að veita framúrskarandi þjónustu þar sem viðskiptavinir fá ekki aðeins mat á hvort kröfur Vakans séu uppfylltar, heldur einnig endurgjöf á útfærslu og innleiðingu hans. Vottuð fyrirtæki verða betur stakk búin að veita sínum viðskiptavinum gæði í þjónustu og stuðla að samfélagslegri ábyrgð ferðaþjónustunnar.

Þegar gerður er samningur við iCert um vottun á gæða- og umhverfiskerfi Vakans er hann til þriggja ára í samræmi við kröfur Vakans, vottun Vakans gildir í þrjú ár í senn. Eftir að samningur er gerður fær viðskiptavinur aðgang að innri vef iCert þar sem frekari upplýsingar er að finna um framkvæmd vottunar og þar hafa viðskiptavinir aðgang að úttektarskýrslum, vottunarskírteini o.fl. eftir því sem vottun vindur áfram. Á samningstímanum fer fram:

1. Á fyrsta ári fer fram skjalayfirferð á gæða- og umhverfiskerfinu auk virkniúttektar
2. Á öðru ári fer fram eftirlitsúttekt
3. Á þriðja ári fer fram eftirlitsúttekt
4. Endurnýjun samnings og endurvottun

Nánari upplýsingar um reglur sem gilda um Vakann og vottun stjórnunarkerfa má finna í reglum iCert um vottun stjórnunarkerfa sem finna má á heimasíðunni.

Áætlaður úttektartími fyrir skjalayfirferð er að jafnaði hálfur úttektardagur vegna almennra viðmiða Vakans en að auki bætast við viðbótartími vegna sértækra viðmiða sem gilda um starfsemina. Mislangur tími fer í skjalayfirferð sértækra viðmið eftir því hvaða viðmið eiga við og fjöldi þeirra. Virkniúttektir taka sömuleiðis mislangan tíma eftir því hvaða sértæku viðmið eiga við en geta einnig byggt á öðrum þáttum s.s. fjölda starfsmanna eða fjölda gistirýma. Sé óskað vottunar á fleiri en eitt sértæk viðmið er tekið tillit til þess til lækkunar á úttektartíma í tilboði. Endanlegur kostnaður vegna úttekta byggist þó á raunverulegri lengd úttekta og getur kostnaður verið hærri eða lægri eftir atvikum. Viðskiptavinir iCert eru látnir vita fyrirfram ef talið er nauðsynlegt að endurskoða úttektartíma eftir skjalayfirferð eða aðrar úttektir. Nánari upplýsingar um gjöld sem eru innheimt má finna í reglum iCert um vottun. Á innri vef iCert er jafnframt að finna leiðbeinandi viðmið fyrir úttektir Vakans eftir því hvaða viðmið eiga við.

Úttektir iCert á gæða- og umhverfiskerfum Vakans eru tvískiptar. Annars vegar fer fram skjalayfirferð og hins vegar virkniúttekt á framkvæmd kerfisins sem er framkvæmd á þeim stað sem starfsemin fer fram.

1. Til þess að gera úttekt á skjölun er nauðsynlegt fyrir viðskiptavini að veita iCert aðgang að gæða- og umhverfiskerfi Vakans. Viðskiptavinir fá aðgang að miðlægu vinnusvæði á innri vef iCert þar sem finna má leiðbeiningar um skjalayfirferð og nauðsynleg gögn. Þegar iCert hefur farið yfir skjölun fær viðskiptavinur úttektarskýrslu. Í henni kunna að vera gerðar athugasemdir og beiðnir um tilteknar úrbætur. Auk þess, ef tilefni er til, bendir iCert á þætti sem kunna að geta bætt kerfið og skilvirkni framkvæmdar. Eftir jákvæða niðurstöðu skjalayfirferðar er veitt vottun og virkniúttekt skipulögð. Stjörnur vegna hótelgistingar er þó aldrei veitt fyrr en að lokinni virkniúttekt. Viðskiptavinir iCert fá heimild til þess að nota merki Vakans og vottunarmerki iCert t.d. til markaðssetningar eða kynningarstarfs. Sýnishorn af merki Vakans og vottunarmerki iCert má finna á síðunni.
2. Virkniúttekt fer fram í samráði við viðskiptavin en iCert reynir að halda öllum viðbótarkostnaði t.d. vegna ferðalaga, í lágmarki. Virkniúttekt er gerð til þess að tryggja að framkvæmd kerfis sé í samræmi við útfærslu viðskiptavina og viðmið Vakans. Þegar virkniúttekt hefur farið fram er unnt að staðfesta að kerfið uppfyllir viðmið Vakans. Þá er hótelgistingu veitt stjörnuflokkun að uppfylltum viðmiðum til hótelgistingar.
3. Viðhaldsúttektir eru framkvæmdar að jafnaði einu sinni á ári en þær eru umfangsminni en skjalayfirferð og virkniúttektir.

Samstarfsaðilar iCert í úttektum gæða- og umhverfiskerfum Vakans byggja á áratugareynslu úr ferðaþjónustunni, Vakanum og innleiðingu, rekstri og úttektum gæða- og umhverfisstjórnunarkerfa. Sérstakir ráðgjafar iCert varðandi Vakann eru Ólöf Ýrr Atladóttir fyrrverandi ferðamálastjóri en Ólöf var ferðamálastjóri þegar verkefninu um Vakann fyrst ýtt úr vör og Ásbjörn Björgvinsson sem hefur yfir 30 ára reynslu af ferðaþjónustunni og setið í ýmsum fagráðum tengdum ferðaþjónustunni.

Hafir þú frekari spurningar um Vakann, sendu okkur þá tölvupóst á vakinn@iCert.is, hringdu í okkur í síma 565-9001 eða spjallaðu við okkur á Facebook.

Við hlökkum til að heyra í þér.