Ógilding og afturköllun

Ógilding og afturköllun

Ógilding: Tímabundin ógilding vottunar.

Afturköllun: Varanleg ógilding vottunar.

Upphaf ógildingar- eða afturköllunarferils iCert getur hafist í eftirfarandi tilvikum:

1. Vottuð stjórnunarkerfi hafa stöðugt og með alvarlegum hætti ekki uppfyllt vottunarkröfur, t.d.:

  • með því að bregðast ekki nægilega vel við athugasemdum og frávikum í úttektum;
  • að stjórnunarkerfi endurspeglar ekki núverandi skipulag og ferla, t.d. vegna skipulagsbreytinga, yfirtöku, samruna o.fl.
  • að mikilvægir þættir stjórnunarkerfisins hafi ekki verið innleiddir eða ekki framkvæmdir í samræmi við kröfur.

2. Eftirlitsúttektir og endurvottunarúttektir eru ekki heimilaðar eða ekki framkvæmdar samkvæmt nauðsynlegri tíðni eða úttektaráætlun.

3. Brot á skilmálum vottunarsamnings, t.d.:

  • að reikningar hafi ekki verið greiddir;
  • vegna rangrar notkunar vottunarmerkis og tilvísunar til vottunar.

4. Vottaður viðskiptavinur óskar eftir tímabundinni ógildingu.

5. Upplýsingar sem berast frá hagsmunaaðilum, s.s. stjórnvöldum, sem gætu haft áhrif á stöðu vottunar, t.d.:

  • vísbendingar um að ekki sé farið að reglum / lögbundnum kröfum sem eiga við um vottað stjórnunarkerfi.
  • vísbendingar um að stjórnunarkerfi uppfylli ekki kröfur þegar alvarleg atvik eiga sér stað.

iCert tekur ákvörðun um til hvaða aðgerða skal gripið á grundvelli yfirferðar á gögnum máls. Ef ákvörðun er tekin um ógildingu er neðangreindu ferli fylgt:

  • Ógilding vottunar er venjulega fyrsta skrefið í afturköllunarferli vottunar ef ástæður ógildingar eru ekki leystar innan tilgreinds frests.
  • iCert getur ákveðið að beita afturköllun vottunar sem fyrsta skrefi sé brotið alvarlegt.
  • Ef tilefni ógildingar tengist aðeins tilteknum hluta fyrirtækis t.d. tiltekinni framleiðslu, kann iCert að taka tillit til þess og draga því fremur úr gildissviði vottunarinnar.
  • iCert kann að tilkynna vottðuðum viðskiptavinum fyrirfram um að ógilding vottunar sé til skoðunar.

Ógilding

Ákvörðun um að ógilda vottun er tilkynnt viðskiptavinum með formlegu bréfi. Í bréfinu kemur m.a. eftirfarandi fram:

  • Yfirlýsing um ákvörðun um ógildingu vottunar, þ.m.t. lýsing á aðstæðum, rökum og tilvísun í hlutlægar vísbendingar.
  • Leiðbeiningar um hvernig mótmæla megi ákvörðuninni. Venjulega hefur viðskiptavinur 10 daga frest til að koma á framfæri mótmælum.
  • Upphafsdagur ógildingar (venjulega frá móttöku bréfsins).
  • Skilyrði og frestur til að grípa til nauðsynlegra aðgerða til að afturkalla ógildingu og afleiðinga þess ef ekki er gripið til fullnægjandi aðgerða.
  • Eftirfylgnisaðgerðir iCert til að ganga úr skugga um að skilyrðin hafi verið uppfyllt og leiðréttingaraðgerðir hafi verið framkvæmdar.
  • Á meðan ógilding vottunar varir er notkun allra auglýsinga sem fela í sér tilvísun í vottun óheimil.
  • Yfirlýsing um að bæði viðskiptavinur og iCert upplýsi alla fyrirspyrjendur um að vottun sé ekki í gildi.

Vottun getur ekki verið ógilt tímabundið lengur en í 6 mánuði.

Eftirfylgni

iCert staðfestir að kröfur sem gerðar voru til úrbóta séu uppfylltar og að þeim hafi verið hrint í framkvæmd. Eftir niðurstöðu eftirfylgnisaðgerða mun iCert annað hvort:

  • Tilkynna um jákvæða niðurstöðu og afturkalla ógildinguna og lýsa yfir gildri vottun.
  • Tilkynna um neikvæða niðurstöðu, þar sem viðskiptavini tókst ekki að bæta úr ástæðum ógildingar. Það leiðir venjulega til varanlegrar afturköllunar vottunar. (Sjá neðar)

Í báðum tilvikum fær viðskiptavinur bréf sem staðfestir niðurstöðu.

Afturköllun

Afturköllun vottorðs vottunar kemur til framkvæmda ef:

  • Viðskiptavinurinn uppfyllir ekki skilyrði sem sett voru fyrir því að ógildingu vottunar yrði aflétt.
  • Ógilding er ekki talin vera fullnægjandi aðgerð.

Ákvörðun um afturköllun vottunar er tilkynnt formlega til viðskiptavinar, þar sem eftirfarandi er m.a. tilgreint:

  • Viðskiptavinur hætti notkun vottunarmerkisins og tilvísunar til vottunar.
  • Viðskiptavinur skili vottunarskírteini og afritum þess til iCert.

Viðskiptavinur hefur alltaf rétt til mótmæla. Mótmæli má leggja fram í samræmi við framkvæmd mótmæla og kvartana.